Analiza danych
Analiza danych
Analiza danych jest bardzo szerokim pojęciem i pełni w firmie wiele istotnych funkcji.
Jeżeli chcesz, żeby Twoja firma się rozwijała, musisz nie tylko znać swoje liczby, ale umieć je interpretować, by właściwie wykorzystać w procesie zarządzania.
W Twojej firmie z pewnością jest wiele obszarów, w których powinieneś pamiętać o konieczności analizy danych, zarówno danych ilościowych, jak i jakościowych. Dzięki umiejętności odczytywania i interpretacji wyników zarządzający działem, czy całą firmą może podejmować trafniejsze decyzje.
Właściwa analiza danych pozwala na przykład na:
- Odkrywanie wzorców i trendów działalności, dzięki czemu firma będzie w stanie lepiej odpowiedzieć na preferencje klientów, zmiany na rynku, zmiany popytu na produkty lub usługi.
- Usprawnianie procesów biznesowych poprzez identyfikację obszarów, w których można zwiększyć efektywność, obniżyć koszty, liczbę opóźnień czy błędów.
- Doskonalenie strategii marketingowej dzięki znajomości preferencji, zachowań, reakcji klientów na kampanie marketingowe.
- Prognozowanie i planowanie przyszłych wyników finansowych, popytu na produkty lub usługi, trendów rynkowych itp.
To tylko kilka przykładów, ale już one pokazują, jak wieloma danymi może dysponować każda firma i tylko od niej zależy na ile efektywnie będzie chciała z tych danych korzystać.
Pozyskanie danych to jedno. Drugą, jeszcze ważniejszą kwestią jest ich właściwa prezentacja, a następnie wyciągnięcie odpowiednich wniosków do dalszego działania. Z pomocą przychodzi powszechnie znane narzędzie, jakim jest Microsoft Excel.
Analiza danych w Excelu
Excel jest bardzo dobrym narzędziem, które pozwala na zebranie danych w formie czytelnej tabeli, przeprowadzenie niezbędnych kalkulacji, np. obliczenie wskaźników, marży, itp.
Nawet, jeżeli nie jesteś specjalistą od Excela, możesz zlecić przygotowanie odpowiednich plików i później samodzielnie aktualizować w nich dane. Ważne, żeby zawsze starać się wykorzystać pełnię możliwości, jakie daje Microsoft Excel. Dzięki temu dostaniemy wyniki pokazane w przystępnej formie, ale też, co bardzo istotne – będziemy mogli zaoszczędzić czas na powtarzalnych czynnościach.
Jeżeli już znasz, używasz, lubisz, albo nawet nie wyobrażasz sobie pracy bez Excel’a, być może zdziwisz się, ale w pewnym momencie może on okazać się niewystarczający.
Wraz z rozwojem firmy, a co za tym idzie koniecznością analizy większej ilości danych, Excel ujawni swoje ograniczenia.
W tym momencie przychodzi czas na rozwiązania typu Power BI. Dzięki odpowiedniej prezentacji wyników i jeszcze większej niż w Excelu możliwości automatyzacji – uzyskujesz informacje, z których szybko wyciągniesz najważniejsze wnioski dla swojej firmy i dalszych kierunków działania.
Analiza danych w firmie w oparciu o Power BI
Power BI jest jednym z najczęściej wykorzystywanych narzędzi do analizy danych w firmie.
Jest to usługa Business Intelligence stworzona przez Microsoft, która umożliwia gromadzenie, przetwarzanie i analizowanie danych pochodzących z różnych źródeł.
W naszej firmie Portabo, regularnie korzystamy z Power BI zarówno dla naszych własnych potrzeb, jak i na potrzeby naszych klientów.
Raport stworzony przy zastosowaniu Power BI sprawdził się doskonale w firmie prowadzącej motel i bistro. Omówimy go dokładnie i na jego przykładzie pokażemy najważniejsze zalety Power BI w firmie.
Jakie dane można analizować przy zastosowaniu Power BI?
Kształt raportu zależy wyłącznie od potrzeb jego użytkownika.
Można w nim pokazać dane w formie tabel, wykresów (kołowych, słupkowych, liniowych, itd.), pojedynczych liczb, map ciepła (tzw. heatmaps).
Wszystkie pola można sformatować wybierając kolor, czcionkę, wielkość.
Zaprezentowane dane mogą być przedstawione w rozmaitej formie, przy różnych stopniach zagregowania, np. w ujęciu miesięcznym, rocznym, czy nawet z ograniczeniem do weekendów w danym okresie.
Ważne, żeby dane pokazać w ten sposób, aby realnie wspomagały proces podejmowania decyzji w firmie. Dzięki odpowiedniej prezentacji zarządzający powinien od razu widzieć to, co jest dla niego najistotniejsze.
Nasz przykład pokazuje raport, w którym istotną daną jest bieżąca data – 03.05.2023 r.
Menedżer firmy chciał widzieć następujące informacje – od góry w raporcie:
- Ilość pokoi wynajętych w bieżącym miesiącu – w tym wypadku do 3. maja 2023 – 8 pokoi zapisanych kolorem niebieskim.
I porównanie tej ilości do założonego celu, jakim jest ilość wynajętych pokoi w dniach 1-3. maja 2022. - Obroty w tysiącach złotych osiągnięte w danym miesiącu (do 3.05.2023) w porównaniu do wyznaczonego na ten miesiąc celu.
- Prognoza obrotów w danym miesiącu – liczona na podstawie obrotów z ostatnich trzech tygodni.
Na wykresach słupkowych zebrane zostały dane od początku roku do 3. maja we wszystkich analizowanych latach (czyli do 3 maja 2023, 3 maja 2022, 2 maja 2021 itd.) Są tu:
- Obroty podzielone na poszczególne obszary działalności: motelu i bistro w każdym roku. Dzięki temu widać, która działalność przynosi większy przychód.
- Zajętość pokoi w całym motelu w procentach w podziale na pokoje 1-osobowe i 2-osobowe. Jest to typowy przykład KPI (kluczowy wskaźnik efektywności) dla motelu.
- Ilość wynajętych pokoi w podziale na 1-osobowe i 2-osobowe – ta sama informacja, co w poprzednim punkcie, tylko w liczbach absolutnych.
- Obroty z ostatnich dni według form płatności: gotówka, karta, przelew.
Dlaczego akurat taki podział? Menadżer chciał kontrolować na bieżąco przychody z faktur wystawianych z odroczonym terminem płatności.
Po prawej stronie raportu widać jeszcze szczegółowe dane:
- Obroty w tysiącach złotych za ostatnie 7 dni w podziale na obszary działalności: motel i bistro.
- Ilość pokoi wynajętych w poszczególnych miesiącach w ostatnich latach.
Jak widać na powyższym zdjęciu w jednym pulpicie nawigacyjnym Power BI może prezentować wiele danych zebranych w bardzo czytelny sposób.
Dane te mogą pochodzić z różnych źródeł: pliki Excela, pliki txt, pliki bazy danych, itp. Jest to jedna z ważniejszych zalet Power BI – czytelna forma.
Drugą, równie istotną zaletą jest fakt, że za pomocą jednego kliknięcia zmieniamy zakres danych dla całego pulpitu.
Jeżeli wybierzemy pojedynczy miesiąc (powyżej miesiąc 4, czyli kwiecień) wszystkie wykresy i tabele pokażą dane tylko z tego wybranego miesiąca we wszystkich latach, czyli za kwiecień 2023, kwiecień 2022, kwiecień 2021, itd.
Ta funkcjonalność jest niezwykle wygodna i pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, jaki musielibyśmy przeznaczyć na filtrowanie danych dla każdego pojedynczego zestawienia – w tabeli czy wykresie.
W raportach możemy zastosować równocześnie kilka filtrów, otrzymując dane idealnie dopasowane do naszych potrzeb, np. dane tylko dla weekendów w miesiącach wakacyjnych, czyli w lipcu i sierpniu. Taka analiza może być naprawdę przydatna dla działalności sezonowej.
Dane do porównania są gotowe w kilka sekund. Wszystko w jednym raporcie.